Privacybeleid
Ons website-adres is: https://pgrt.nl
1. Inleiding
Dit is het privacybeleid van Praktijk voor Psychotherapie Gezins- en Relatie Therapie verder PGRT genoemd. Dit privacybeleid heeft betrekking op het verwerken van (bijzondere) persoonsgegevens in het kader van zowel de zorgverlening als de (interne) bedrijfsvoering van PGRT.
PGRT is als zorgaanbieder verwerkingsverantwoordelijke. PGRT bepaalt het doel en de middelen voor de verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens. Dit document beschrijft de wijze waarop PGRT als verwerkingsverantwoordelijke met (bijzondere) persoonsgegevens omgaat, zodat aan de vereisten van de Algemene verordening gegevensbescherming (‘AVG’) wordt voldaan.
Aan bod komen de volgende onderwerpen:
2. Actualisatie en controle naleving privacybeleid;
3. Categorieën persoonsgegevens en doelen;
4. Organisatorische en technische maatregelen / beveiliging;
5. Informatieplicht;
6. Verwerkingsregister;
7. Verwerkers en ontvangers;
8. Bewaartermijnen;
9. Vooralsnog geen gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA);
10. Doorgifte buiten de EU;
11. Geen functionaris voor de gegevensbescherming;
12. Beveiligingsincidenten;
13. Rechten van betrokkenen.
2. Actualisatie en controle naleving privacybeleid
De verwerking van persoonsgegevens binnen PGRT dient in overeenstemming te blijven met de AVG en met elke verordening en wet- en regelgeving die de AVG aanvult, wijzigt of vervangt. Om die reden zal het privacybeleid periodiek worden geëvalueerd en zo nodig worden aangepast. Eveneens zal periodiek worden gecontroleerd of het privacybeleid door samenwerkende partners en verwerkers van PGRT daadwerkelijk wordt nageleefd.
3. Categorieën persoonsgegevens en verwerkingsdoelen
PGRT verwerkt persoonsgegevens van de volgende categorieën personen:
a. (potentiële) patiënten;
b. bezoekers aan het praktijkpand van PGRT;
c. bezoekers van www.PGRT.nl;
d. deelnemers aan bijeenkomsten van PGRT;
e. samenwerkende partners;
f. zzp’ers;
g. sollicitanten;
h. alle overige personen die met PGRT contact opnemen of van wie PGRT persoonsgegevens verwerkt.
a. (potentiële) patiënten
PGRT verwerkt persoonsgegevens van (potentiële) patiënten, ten behoeve van identificatie van de patiënt en de uitvoering van de behandelovereenkomst. Voor identificatie gaat het om naam, contact- en adresgegevens, geboortedatum en kenmerk van het identiteitsbewijs en BSN van de patiënt. Voor de uitvoering van de behandelovereenkomst gaat het ook om andere (bijzondere) persoonsgegevens, zoals medische gegevens.
De opgenomen gegevens van een patiënt worden in het ICT-systeem van PGRT opgeslagen.
b. bezoekers aan de praktijk van [lid LVVP]
Een bepaling opnemen indien bij bezoek registraties (of camerabeelden worden gemaakt).
c. bezoekers van www.PGRT.nl
Cookies
Wanneer je een reactie achterlaat op onze site, kun je aangeven of je naam, je e-mailadres en website in een cookie opgeslagen mogen worden. Dit doen we voor jouw gemak zodat je deze gegevens niet opnieuw hoeft in te vullen voor een nieuwe reactie. Deze cookies zijn een jaar lang geldig.
Als je een account hebt en je logt in op deze site, slaan we een tijdelijke cookie op om te bepalen of jouw browser cookies accepteert. Deze cookie bevat geen persoonlijke gegevens en wordt verwijderd zodra je je browser sluit.
Zodra je inlogt, zullen we enkele cookies bewaren in verband met jouw login informatie en schermweergave opties. Login cookies zijn 2 dagen geldig en cookies voor schermweergave opties 1 jaar. Als je “Herinner mij” selecteert, wordt je login 2 weken bewaard. Zodra je uitlogt van jouw account, worden login cookies verwijderd.
Wanneer je een bericht wijzigt of publiceert wordt een aanvullende cookie door je browser opgeslagen. Deze cookie bevat geen persoonlijke data en heeft enkel het post ID van het artikel wat je hebt bewerkt in zich. Deze cookie is na een dag verlopen.
Ingesloten inhoud van andere websites
Berichten op deze site kunnen ingesloten (embedded) inhoud bevatten (bijvoorbeeld video’s, afbeeldingen, berichten, etc.). Ingesloten inhoud van andere websites gedraagt zich exact hetzelfde alsof de bezoeker deze andere website heeft bezocht.
Deze websites kunnen data over jou verzamelen, cookies gebruiken, tracking van derde partijen insluiten en je interactie met deze ingesloten inhoud monitoren, inclusief de interactie met ingesloten inhoud als je een account hebt en ingelogd bent op die website.
d. deelnemers aan bijeenkomsten van PGRT
Voor de trainingen Houd Me Vast en Houd Me Vast/Laat me Gaan worden persoonsgegevens gegenereerd. Hiervoor is geen BSN nummer nodig voor zelfbetalers.
Overig
PGRT verwerkt verder de volgende persoonsgegevens:
a. de naam van samenwerkende partners die beschikken over een sleutel (toegangspas e.d.) van het praktijkpand, zijn voor administratieve doeleinden op een lijst vermeld;
b. als er een profielfoto voor representatiedoeleinden van een samenwerkende partner op de website is gepubliceerd, is daarvoor de uitdrukkelijke toestemming van deze samenwerkende partner gevraagd en verkregen;
c. gegevens die zijn benodigd voor (betaling voor) deelname aan dan wel lidmaatschappen voor cursussen, opleidingen, beroepsverenigingen en externe bijeenkomsten.
e. zzp’ers
PGRT verwerkt de persoonsgegevens van door haar ingeschakelde zzp’ers. PGRT vraagt zzp’ers niet om een kopie of scan van hun identiteitsbewijs te verstrekken. Wel zal in het kader van de vergewisplicht (Wkkgz) een onderzoek worden gedaan naar de geschiktheid van de zzp’er.
f. overige personen
In het kader van de behandeling, kan PGRT ook gebruikmaken van gegevens afkomstig van andere hulpverleners.
4. Organisatorische en technische maatregelen / beveiliging
Uitgangspunt voor PGRT is dat niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan noodzakelijk is om het doel te bereiken waarvoor ze zijn verzameld, zowel intern als bij inschakeling van derde partijen. Voor beide gevallen heeft PGRT passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking.
Interne maatregelen
PGRT heeft de volgende interne technische en organisatorische maatregelen getroffen:
a. het uitwisselen van vertrouwelijke informatie met andere zorgverleners dient (conform NEN 7510, NEN 7512 en NEN 7513) uitsluitend via Zorgmail plaats te vinden. E-mailen met andere hulpverleners is alleen toegestaan voor algemene communicatie. Uitwisseling van vertrouwelijke informatie via (zakelijke of privé) e-mailaccounts van samenwerkende partners of via applicaties als WhatsApp, Dropbox of WeTransfer is niet toegestaan;
b. vertrouwelijke informatie dient uitsluitend te worden opgeslagen in het ICT-systeem van de praktijk dat voldoet aan NEN 7510, NEN 7512 en NEN 7513 en niet daarbuiten. Het is ook niet toegestaan vertrouwelijke informatie naar externe gegevensdragers te kopiëren, tenzij dit noodzakelijk is en deze gegevens zijn versleuteld;
c. iedere samenwerkende partners draagt ervoor zorg dat zijn/haar wachtwoord voor het ICT-systeem van de praktijk voldoende sterk is en periodiek wordt gewijzigd;
d. het is niet toegestaan apparatuur als laptops, tablets en mobiele telefoons onbeheerd buiten de praktijk achter te laten. Toegang tot dergelijke apparatuur dient te zijn afgeschermd met een wachtwoord;
e. inloggegevens dienen vertrouwelijk te worden behandeld en dienen niet met derden te worden gedeeld. Uitsluitend in voorkomende gevallen mogen inloggegevens vertrouwelijk met een collega worden gedeeld, zoals in geval van waarneming tijdens verlof;
f. bij (dagelijks) vertrek van de praktijk dient de samenwerkende partners desktop computer volledig uit te loggen, af te sluiten en eventuele papieren dossiers volledig en veilig op te bergen;
g. het is niet toegestaan, zonder toestemming van PGRT, software te downloaden en/of om firewalls of virusscanners aan te passen of te verwijderen;
h. een thuiscomputer van de zorgaanbieder zelf of van een samenwerkende partner waarmee verbinding wordt gemaakt met het netwerk van de praktijk (VPN-verbinding) dient te zijn voorzien van actieve wachtwoordbeveiliging, firewall en virusscanner. Veiligheidsupdates dienen tijdig te worden uitgevoerd. Er mag geen verbinding worden gelegd via openbare wifi-netwerken. Het is niet toegestaan vertrouwelijke informatie op de thuiscomputer op te slaan of om papieren dossiers of externe gegevensdragers (zoals een laptop, tablet of externe harde schijn) met vertrouwelijke informatie onbeheerd in een auto of elders buiten de praktijk achter te laten;
i. bij vertrek van de praktijk dient iedere samenwerkende partner te controleren of er nog andere samenwerkende partners in het pand aanwezig zijn. De laatst aanwezige samenwerkende partners zorgt ervoor dat alle ramen en deuren zijn gesloten;
j. toegang tot het pand is alleen mogelijk met aan samenwerkende partners verstrekte sleutels. Sleutels mogen niet aan derden worden afgegeven;
k. personeel is contractueel verplicht tot geheimhouding.
PGRT ziet op naleving van de hiervoor genoemde maatregelen. Steekproefsgewijs kunnen (proportionele) controles worden uitgevoerd. Als wordt vermoed dat maatregelen door een bepaalde samenwerkende partners niet in acht worden genomen, kan worden overgegaan tot gerichte controles tegen de samenwerkende partners in kwestie. Na deze controle kan PGRT op basis van haar bevindingen besluiten tot het treffen van arbeidsrechtelijke maatregelen.
Verwerkers
Met verwerkers heeft PGRT afspraken gemaakt over de te nemen technische en organisatorische maatregelen. Op grond van de vastgestelde risico’s die de persoonsgegevens en de aard van de verwerking met zich meebrengen, is het gewenste beveiligingsniveau bepaald.
Door PGRT ingeschakelde verwerkers zijn verplicht PGRT alle informatie te verstrekken die nodig is om de nakoming van de verplichtingen als verwerker aan te tonen en audits, waaronder inspecties, door PGRT of een door PGRT gemachtigde controleur mogelijk te maken en eraan bij te dragen.
5. Informatieplicht
PGRT informeert betrokkenen over hoe met persoonsgegevens wordt omgegaan. Voor personen die niet aan PGRT zijn verbonden, is om die reden een extern privacystatement opgesteld. Dit privacystatement is op de website van PGRT gepubliceerd.
Bij indiensttreding worden nieuwe samenwerkende partnerss geïnformeerd over de verwerking van hun persoonsgegevens binnen PGRT. Voor samenwerkende partnerss geldt een intern privacyprotocol. Dit interne protocol van PGRT is opgenomen in het ICT-systeem van de praktijk.
6. Verwerkingsregister
PGRT houdt een verwerkingsregister bij. Dit register bevat een beschrijving van onder meer de verwerkingsdoeleinden, categorieën betrokkenen en ontvangers, bewaartermijnen en beveiligingsmaatregelen. In het verwerkingsregister worden verwerkingsactiviteiten per categorie betrokkene en per categorie persoonsgegeven bijgehouden.
Het verwerkingsregister (Excel-bestand) is opgenomen in het ICT-systeem van de praktijk.
7. Verwerkers en ontvangers
Verwerkers
PGRT kan bij het verwerken van persoonsgegevens gebruikmaken van externe dienstverleners. Deze dienstverleners verwerken uitsluitend persoonsgegevens op instructie van PGRT. Met deze partijen heeft PGRT verwerkersovereenkomsten gesloten. In deze overeenkomsten zijn afspraken vastgelegd over onder meer de aard en doeleinden van de verwerking, het soort persoonsgegevens dat wordt verwerkt, geheimhoudingsplicht, instructies over de verwerking, beveiligingsmaatregelen, het al dan niet inschakelen van subverwerkers, privacyrechten van betrokkenen, audits en controle alsook het retourneren en/of verwijderen van persoonsgegevens door de verwerker.
PGRT maakt gebruik van de volgende verwerkers:
- Medicore
- QIT
- SBG
Ontvangers
PGRT verstrekt persoonsgegevens van betrokkenen aan derden wanneer dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de behandelovereenkomst, de uitvoering van een (arbeids)overeenkomst of in geval van een wettelijke verplichting. Daarbuiten worden geen persoonsgegevens aan derden verstrekt zonder voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.
8. Bewaartermijnen
PGRT vernietigt persoonsgegevens die niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld en tevens niet op grond van andere wetgeving bewaard moeten worden. De persoonsgegevens worden in dat geval verwijderd.
PGRT hanteert in beginsel de volgende bewaartermijnen:
a. medische gegevens: ten minste 15 jaar na het einde van de behandelovereenkomst;
b. (financieel-)administratieve gegevens: 7 jaar na vastlegging van de gegevens;
c. gegevens van samenwerkende partners en zzp’ers, anders dan (financieel-)administratieve gegevens: 5 jaar na uitdiensttreding respectievelijk na het einde van de overeenkomst van opdracht;
d. bezoekers van de website en ontvangers van nieuwsbrieven: 5 jaar na het laatste bezoek aan de website respectievelijk na uitschrijving voor de nieuwsbrief, tenzij eerder bezwaar wordt gemaakt in welk geval tot vernietiging zal worden overgegaan.
9. Vooralsnog geen gegevensbeschermings-effectbeoordeling (DPIA)
In uitzonderingsgevallen zou sprake kunnen zijn van het uitvoeren van een DPIA. In dat geval voert PGRT voor elke nieuwe verwerking van persoonsgegevens een DPIA uit, indien deze een hoog risico voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen inhoudt, gelet op de aard, de omvang, de context en de doeleinden daarvan.
10. Doorgifte buiten EER
PGRT geeft in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, draagt PGRT ervoor zorg dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de AVG.
11. Geen functionaris voor de gegevensbescherming
Een verwerkingsverantwoordelijke dient een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aan te wijzen, onder meer in geval deze hoofdzakelijk is belast met grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens (zoals medische gegevens). ‘Hoofdzakelijk belast’ heeft betrekking op de kernactiviteiten van de verwerkingsverantwoordelijke. De Artikel 29-werkgroep definieert kernactiviteiten als processen die essentieel zijn om de doelen van de organisatie te bereiken, of die tot de hoofdtaken van de organisatie horen.
PGRT heeft geen FG aangesteld aangezien geen sprake is van een grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens (zie handleiding).
12. Beveiligingsincidenten
PGRT heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen die tot doel hebben de kans op verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens zo veel mogelijk te beperken. Ondanks deze maatregelen bestaat de kans dat zich toch een incident met betrekking tot persoonsgegevens voordoet. Om ervoor te zorgen dat er zo snel mogelijk opgetreden kan worden om het incident te beëindigen en de schade zo veel mogelijk te beperken, dient als volgt te worden gehandeld.
Bij elk incident met betrekking tot persoonsgegevens zal PGRT beoordelen:
- of sprake is van een incident dat betrekking heeft op (bijzondere) persoonsgegevens;
- welke maatregelen genomen moeten worden om het incident te beëindigen en de gevolgen te beperken;
- of inschakeling van een externe partij is benodigd om bij de oplossing van het incident te assisteren;
- of het incident aan de AP dient te worden gemeld;
- of degenen op wie de persoonsgegevens betrekking hebben, over het incident dienen te worden ingelicht;
- welke maatregelen er genomen moeten worden om herhaling van het incident te voorkomen.
PGRT documenteert alle inbreuken in verband met persoonsgegevens in het datalekkenregister.
Voor het geval dat een (potentieel) incident waarvan een door PGRT ingeschakelde verwerker eerder op de hoogte is geraakt, is in de verwerkersovereenkomst bepaald dat de verwerker PGRT zo snel mogelijk bericht. Ook zijn er afspraken gemaakt over het oplossen van het incident en het verstrekken van nadere gegevens.
13. Rechten van betrokkenen
Rechten die een betrokkene volgens de AVG in zijn algemeenheid heeft, zijn het recht van inzage, het recht op rectificatie, het recht op gegevenswissing, het recht op beperking van de verwerking, het recht op overdraagbaarheid, het recht van bezwaar en het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming. PGRT heeft zodanige technische maatregelen genomen dat aan een gerechtvaardigde uitoefening van deze rechten gevolg kan worden gegeven.
Verzoeken van betrokkenen met betrekking tot persoonsgegevens worden door M. Streefkerk, Directeur afgewikkeld.
Verzoeken en de afhandeling daarvan worden opgeslagen in een afzonderlijke map in het ICT-systeem.
Na ontvangst van een verzoek zal PGRT eerst de identiteit van de verzoeker vaststellen, aan de hand van naam, contact- en adresgegevens, identiteitsbewijs en geboortedatum.
Nadat de identiteit van de verzoeker is vastgesteld, zal PGRT aan de verzoeker bevestigen dat er binnen één maand op het verzoek zal worden gereageerd. Als blijkt dat het verzoek complex is, kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Over verlenging van de termijn informeert PGRT de verzoeker binnen de eerste maand.
PGRT stelt vast welk recht de verzoeker inroept en verzamelt in dat kader de benodigde gegevens. PGRT beoordeelt of aan het verzoek van de verzoeker kan worden voldaan, mede gelet op het beroepsgeheim en de wettelijke bewaarplicht. De behandelaar legt zijn bevindingen in een verslag vast. Het verslag wordt opgeslagen in een map van het ICT-systeem van de praktijk, dat speciaal voor het verzoek is aangelegd.
In beginsel worden aan de verzoeker voor de behandeling van het verzoek geen kosten in rekening gebracht. Niettemin kan de verzoeker een redelijke vergoeding op basis van de administratieve kosten in rekening worden gebracht, bijvoorbeeld in geval van herhaalde (ongegronde) verzoeken of als meer dan één kopie van een dossier wordt verlangd.
Als het verzoek wordt gehonoreerd en het verzoek heeft betrekking op rectificatie, wissing of beperking van de verwerking, dienen ook de externe partijen die de persoonsgegevens hebben ontvangen van het verzoek in kennis te worden gesteld. PGRT stelt vast of daarvan sprake is en noteert de derde partijen in zijn verslag. Dergelijke kennisgevingen aan externe partijen laat PGRT achterwege als dit onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning vergt.